Veja como evoluir nos controles contábeis e evitar autuações fiscais.

As Informações das 9 áreas mais importantes.

1)     Financeira: a maior fonte das informações contábeis está na área financeira, pois as conciliações bancárias, contas a pagar e a receber devem estar totalmente vinculadas a contabilidade da empresa e desta maneira contribuir para a escrituração. Quanto maior a qualidade do seu financeiro, melhor são as informações contábeis. Informações sobre financiamento e plano de aquisições de grande porte devem ser informadas com antecedência, bem como passadas de maneira clara ao contador;

2)     Área de Recursos Humanos: informa a contratação, remuneração e demissão de pessoal, bem como controla as relações entre as leis e as convenções de trabalho;

3)     Compras: em muitas empresas o setor de compras já define as contas contábeis, centro de custos e classificação fiscal através do documento chamado “Ordem de Compra”;

4)     Recebimento de materiais: alimenta o estoque e classifica fiscalmente e contabilmente as notas fiscais da empresa;

5)     Estoques e Logística: a veracidade das quantidades e valores dos estoques e controles internos é primordial para apuração dos custos, principalmente quando se trata de fabricação ou produção de produtos;

6)     Expedição: o faturamento também deve estar ligado dentro do sistema de informações contábeis, pois baixa o estoque e a classifica os produtos fiscalmente e contabilmente através da emissão de documentos fiscais;

7)     Comercial: em muitas empresas a classificação fiscal e contábil de um produto é definido dentro do pedido de venda na área comercial;

8)     Produção ou engenharia: monta estrutura e formulação dos produtos, classifica ou sugere o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) do produto e controla o consumo de material, energias e mão de obra, as quais são informações cruciais para formação do custo;

9)     Tecnologia da informação: contribui para geração de relatórios e automatização das integrações contábeis.

Veja quantas informações são importantes serem classificadas e informadas a contabilidade para que a mesma consiga ter consistência nas apurações e escriturações, bem como adote o melhor modelo tributário.

O profissional de contabilidade com foco empresarial precisa saber razoavelmente de todas estas áreas, definir rotinas e automatizar ao máximo a tomada de informações através da tecnologia de sistemas junto ao profissional de Tecnologia de Informação ou empresa detentora do sistema na empresa.

Não existe informação contábil completa e consistente se não há preocupação do empresário e setores internos no repasse de informações importantes e na alimentação correta do sistema de informação.

Através das consultorias prestadas nos últimos cinco anos, Marcelo Samways Niece, diretor executivo da Munick relata que apenas 5% das empresas tem um controle adequado e com foco em contabilidade dentro da empresa. E que setores fundamentais como o financeiro e estoques, que seriam informações mínimas para uma contabilidade correta não são geridas por pessoas que tenham um conhecimento mínimo para operacionalizar essas informações e fornecerem relatórios confiáveis.

Vemos no financeiro aleatoriedade de lançamentos, falta de conciliações e dificuldade em informar os valores de contas a receber e contas a pagar para confrontar o saldo com a contabilidade.

Na questão de estoques, a qualidade de informação é pior ainda. Quase nenhuma empresa familiar de pequeno e médio porte tem um sistema confiável de alimentação, baixa e controle de materiais.

Como solucionar e deixar essas áreas afinadas? 

Primeiramente é preciso que o empresário tenha um mínimo de conhecimento do que é importante no financeiro e estoques. Listamos abaixo as informações e rotinas importantes:

FINANCEIRO:

1)     Controle das contas a pagar e a receber;

2)     Baixas diárias das contas pagas e recebidas;

3)     Conciliação bancária;

4)     Classificação das despesas;

5)     Segregação de juros e principal de dívidas nas contas a pagar;

6)     Controle de retiradas e distribuição de lucros;

7)     Tudo tem que estar em um sistema de informação.

ESTOQUES:

1)     Controle de entrada e expedição de materiais;

2)     Inventário constante (diário de preferência) para apurar divergência e alinhar rotinas e controles;

3)     Investigação de furos de quantidades;

4)     Organização física de materiais;

5)     Conferência de materiais expedidos;

6)     Importante a utilização de sistema de informação.

A gestão também precisa contribuir de forma significativa para o planejamento contábil, pois deve deixar claro seus objetivos estratégicos e gerir o negócio para que o mesmo cumpra esses requisitos na operação, por exemplo: se a empresa precisa de crédito ou participa de licitações deverá ter índices de liquidez satisfatórios para que consiga alcançar esta estratégia.

Só que para isso a empresa precisa ter um planejamento consistente para poder conquistar de maneira fidedigna essas premissas contábeis e ter números que sustentem esta estratégia.

Desta forma, o alinhamento da área de gestão, planejamento e orçamento precisa trabalhar junto com o contador simulando cenários de como alcançar as necessidades financeiras e estratégicas da empresa.

Não adianta ações de maneira isolada e exigir que o contador manipule as informações para que seja possível alcançar esses objetivos, pois cada vez mais os órgãos fiscalizadores estão funcionando de maneira íntegra e cada vez mais tem ocorrido autuações e notificações por inconsistências contábeis e fiscais.

Tratando de informações financeiras, um dos fatores que mais contribuem para as inconsistências das informações contábeis de uma empresa é a informalidade nas compras e vendas de produtos, pois como a ciência contábil é através de partidas dobradas (débito e crédito), a escrituração destes atos e fatos acabam destruindo de maneira irreversível a escrituração contábil. Deixando a empresa exposta a riscos diversos, mas principalmente de autuações fiscais.

Nos defrontamos todos os dias com verdadeiras aberrações de saldos contábeis, que apenas não são fiscalizadas por falta de efetivo dos órgãos da receita federal e estadual, mas quando ocorre uma notificação ou autuação nestes contextos, todos os anos de construção de um negócio vem abaixo e todo passivo torna-se uma dura realidade com multas altíssimas e juros.

Relatamos abaixo as 4 inconsistências mais comuns e que expõe as empresas.

1.      Saldo de empréstimos entre sócios e empresas do grupo é o que mais acontecem, pois em decorrência das informalidades falta dinheiro “quente” para pagar as contas das atividades.

2.      Saldo de caixa com valores altos, o que acontece é ao contrário também existem empresas que não pegam notas ou não controlam suas despesas. Desta forma o lucro fica exorbitante e não é compatível com as distribuições efetuadas.

3.      Outra questão é a falta de justificativa de dinheiro na pessoa física, pois a informalidade acaba abaixando o lucro da sociedade e não há como distribuir renda para sócios, mas houve repasse de dinheiro ao sócio que não consegue justificar aumentos patrimoniais ou financeiros.

4.      Sobra ou falta de estoque também são fatores que decorrem das práticas de sonegação fiscal, pois vende de produto sem documento fiscal ou produto comprado de maneira informal. No pior caso existem empresas que acabam vendendo produtos comprado por empresa do mesmo grupo sem que haja transação de vendas entre elas.

Resumindo, nós profissionais de contabilidade conseguimos ver em um minuto se a empresa leva a sério a contabilidade ou se tem práticas ilícitas, pois basta olhar as demonstrações contábeis e reparar no acúmulo ou na falta de saldo em contas que demonstram de forma clara as ilicitudes.

Sempre que nós contadores nos deparamos com um balanço com esses tipos de ocorrência pensamos: “Como um auditor ainda não autuou essa empresa?”, pois está claro que escrita contábil denota falta de controles ou sonegação fiscal.

Resumindo existe uma exposição muito grande nestas demonstrações contábeis e na ocorrência de uma fiscalização será líquido e certo uma autuação.

Existem maneiras corretas de fazer um planejamento tributário e financeiro e deixar a empresa com uma baixa carga tributária de maneira lícita e com a escrituração correta.

Precisamos nos preocupar com os avanços tecnológicos nas declarações ao fisco e preparar a empresa para o futuro, pois vemos que cada vez mais as autuações estão acontecendo, crimes não estão sendo mais jogados para debaixo do tapete e empresários e contadores estão sendo responsabilizados.

Percebemos que, as maiores e mais rentáveis empresas do mundo são governadas através dos números contábeis e são corretas nas questões tributárias, pois o caminho de conseguir a adoção dessas boas práticas está no gerenciamento de sua atividade de maneira íntegra. Através de números corretos e decisões assertivas.

A Munick tem diversos cases de sucesso de empresas que conseguiram aumentar sua rentabilidade e diminuir totalmente os riscos através do gerenciamento de informações, correta tomada de decisão e monitoramento de indicadores.

A utilização da contabilidade com finalidades gerenciais leva empresas ao sucesso e dá segurança operacionais das atividades.

Resumindo, mais controle contábil é mais sucesso e rentabilidade.

Além de ser uma questão de escolha e visão de longo prazo, é também uma das premissas da qualidade de vida empresarial.

Escrito por:

Marcelo Samways Niece

 Sócio Diretor da Munick